AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

GDP EU wetsvoorschrift

De GDPR (General Data Protection Regulation) is een nieuwe Europese wet op het gebied van het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens. Deze wet geldt vanaf 25 mei 2018. Ook onze vereniging heeft vanaf die datum de plicht om de richtlijnen in deze wet te volgen en een beleid op te stellen en uit te voeren op gebied van persoonsgegevenbeheer.

PRIVACYBELEID VAN DE WVA:

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Watersportvereniging Alphen aan den Rijn  (hierna genoemd : “de WVA”) verwerkt van haar leden, donateurs en adverteerders.

Indien u lid wordt van de WVA, of om een andere reden persoons- of bedrijfsgegevens aan de WVA hebt verstrekt, daarmee geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoons- dan wel bedrijfsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Wij adviseren u om het WVA Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.

1. Verantwoordelijke functionaris:

Eerst verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Het Secretariaat van de WVA, Marezatendreef 10, 2408 TE Alphen a/d Rijn.  Tel: 06-57029267,  KvK Leiden V 40446210. Deze functionaris leden/donateurbeheer is bereikbaar via taairaterces.[antispam].@wvalphen.nl

2. Welke gegevens verwerkt de WVA?:

In het kader van een lidmaatschap van de watersportvereniging worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

1. voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht

2. adresgegevens eventueel postadres

3. telefoonnummer, e-mailadres,  bankrekeningnummer

4. bootgegevens zoals merk- en type, scheepsnaam, soort, afmetingen, ligplaats

5. beschikbaarheidscategorie voor vrijwilligerswerk voor de vereniging

3. De WVA verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, zelfwerkzaamheid, activiteiten, enz.. Aan- en afmelden t.b.v. certificeringen door 3e instanties (bijv. VNM bond), voor de verstrekking van door u aangevraagde informatie en documenten (bijv. ICP) of het afhandelen van de van u verkregen informatie.
2. uw naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van de WVA;
3. uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt door de WVA penningmeester om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen.
4. Mobiele telefoonnummers van leden met een winter- of zomer- ligplaats, alsmede mobiele nummers die zijn opgegeven door passanten welke een schip 1 of meerdere dagen onbemand achterlaten in de WVA haven, kunnen worden gebruikt ingeval er sprake is van een (dreigende) calamiteit voor het schip of indien er actie moet worden genomen om het schip te verleggen.. 
5. Om sneller in contact te kunnen komen, worden de mobiele nummers van leden worden gebruikt welke een zomer- of winter ligplaats hebben aangevraagd en op de wachtlijst staan. Hierdoor kunnen deze leden zonder vertraging in kennis gesteld worden ingeval er een ligplaats voor hen beschikbaar komt. 

4. Bedrijfsgegevens:

De WVA gebruikt voor de adverteerders alleen de bedrijfsadres-, telefoon- en website gegevens om de geleverde website banner door te kunnen linken naar het webadres en om de kosten voor het adverteren te kunnen factureren aan de adverteerder.

5. Bewaartermijn:

De WVA verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend  worden de persoonsgegevens vernietigd.

6. E-mail berichtgeving. De WVA gebruikt uw naam en e-mailadres:

1. voor haar e-mail WVA Nieuwsbrief met informatie over publicaties op de website. Afmelding voor deze mailings is ten allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
2. voor belangrijke verenigingszaken vanuit het bestuur voor de leden van onze vereniging, zoals aankondigingen van Algemene Ledenvergadering, ligplaatsberichten, inschrijving voor en uitvoering van zelfwerkzaamheidactiviteiten, diensten en andere belangrijke informatie over het lidmaatschap van de WVA.
3. ter verificatie van lidmaatschap bij het aanmelden voor activiteiten enz. via de zgn. webformulieren
4. ter verificatie van lidmaatschap bij het opvragen van een nieuwe gebruikersnaam en/of vergeten wachtwoord voor het besloten 'Mijn WVA' gedeelte van de WVA website

 7. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers:

1. Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de WVA passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de WVA gebruik van diensten van de volgende bestuursleden.
2. De WVA Penningmeester
3. De Verenigingssecretaris
4. WVA Websitebeheer
5. WVA Ligplaatscommissaris

8. Beveiliging verenigingswebsite:

1. De WVA heeft een besloten deel op haar website, welke alleen toegankelijk is voor de leden en het bestuur.
2. Hiertoe krijgt men alleen toegang na inlog met een persoonlijk lidgebonden gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Er zijn beveiliginggradaties binnen het besloten gedeelte van de WVA website aangebracht, zodat bepaalde gegevens zoals e-mailadres van een lid niet voor de andere leden zichtbaar zijn, maar alleen voor bestuursleden.
4. Een inlogsessie wordt indien men zelf niet uitlogt, automatisch na enige tijd beëindigd. (safety time-out)

9. Digitale beveiliging van de verenigings-informatie: 

1. De digitale beveiliging van onze ingevoerde gegevens en de website valt onder de verantwoording van e-Captain (DISPI).
2. DISPI werkt in een Beveiligde hosting omgeving. De servers worden gehost in het high tech datacenter van Interconnect in ’s-Hertogenbosch. De servers zijn voorzien van beveiligingssoftware en worden door DISPI voorzien van alle belangrijke updates.
3. DISPI maakt dagelijks een back-up van deze servers. Zij worden zowel intern als extern bewaard.
4. Om in te loggen in e-Captain hebben onze bestuursleden beheerders een loginnaam, wachtwoord en pincode nodig. Deze zogenaamde 3-traps inlogproceduregegevens kunnen niet in een browser worden opgeslagen om bijv. snel en automatisch in te loggen als wij naar e-Captain gaan.
5. Sessie time-out. Als een beheerder een bepaalde periode niet actief is in e-Captain wordt deze automatisch uitgelogd.
6. De broncode van e-Captain is gedeponeerd bij een notaris in ’s-Hertogenbosch alwaar een overeenkomst is gemaakt t.b.v. de continuïteit van e-Captain.

10. Inzagerecht, verwijdering en vragen c.q. klachten: 

1. In de ledendatabase administratie van de WVA, welke gekoppeld staat aan het besloten deel van de WVA website, kunt u uw eigen persoonsgegevens inzien en tot op zekere hoogte wijzigen.
2. De wijzigingen worden pas na toetsing door het secretariaat verder verwerkt zodat deze enige tijd later voor het desbetreffende lid zichtbaar zijn.
3. Het secretariaat controleert op gezette tijden of er door leden wijzigingen zijn ingegeven. 

11. Op het besloten deel van de WVA website worden alleen aan de ingelogde leden lijsten getoond met:

1. de NAW + tel.nr. gegevens van onze leden
2. boot- en ligplaatsgegevens
3. zelfwerkzaamheid roosters met naam en tel. nr.

12. Afbeeldingen van privé personen op de WVA website

13. Bezwaar en/of klachten: 

1. Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, dan kunt u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie via het Secreatariaat.
2. Indien u klachten heeft over de wijze waarop de WVA uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, dan kunt u contact opnemen met de ledenadministratie via het Secretariaat.
3. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via taairaterces.[antispam].@wvalphen.nl 

14. Wijzigingen:

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te erop na te lezen.